第一章 总 则
第一条 为统一规范学院大宗物资采购行为，深化采购管理，提高采购质量、资金使用效益，维护采购当事人合法权益，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例和其他相关法律规定，结合学院实际，特制定本办法。
第二条 大宗物资，是指使用学院预算资金、自筹资金（包括贷款等）、学生自费资金购置的人民币5万元及以上（单件或批量）的教学科研仪器设备、实验器材、图书资料、教材、办公设备及用品、学生公寓用品、建筑材料、福利用品、学生食堂所需米面肉油及用品以及社会服务等。
大宗物资采购（以下简称采购），是指以合同或协议方式有偿获取大宗物资的行为（如购买、租赁等）。
第三条 健全学院采购归口管理领导组织机构，明确职责，加强领导。保障项目的预算资金、中标或成交结果、采购合同（不包含涉及国家秘密、商业秘密的内容）、投诉处理结果等信息公开，接受监督。
第四条 采购应执行年度计划管理。全程遵循公开透明、公平竞争、公正诚信；信息采集、物资使用分别与采购相分离，节俭高效、回避、保密等原则。
第五条 采购组织形式依据项目的性质、预算来确定。属于当年政府采购（目录和限额标准）范围的，实施政府采购；不属其范围或属其范围但因特殊性按相关规定组织自行采购。
第六条 采购方式依据项目实际来确定。以公开招标为主，选择邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价及采购监管部门认定的其他采购方式应从其规定。同时，确定合理评分方法。
第七条 采购应严格执行法规政策规定的程序、标准、纪律及要求,接受监督检查。
第八条 成立学院大宗物资采购工作领导小组
组长：主管院长
成员：财务处、审计处、工会、资产管理处、教务处、总务处及相关部门负责人
一、下设物资采购工作办公室
主任：资产管理处长
成员：资产科、审计科、工会、项目单位负责人、项目负责人
职责：
1、负责受理项目申请及审定项目的可行性：
2、负责落实具体采购过程；
3、负责组织项目合同签订；
4、负责组织项目采购验收；
5、负责招标项目材料的记录与文档管理；
6、组织本项目的可行性报告、技术性能及各项指标的制订；
7、负责本项目的申报材料的审批；
承担学院物资采购管理部门职能，对学校大宗采购管理领导小组总体负责。负责落实上级采购工作部署要求，协调指导采购的立项申报、数据统计、论证、验收、归档、总结和业务培训；制定采购制度、下达采购任务、受理供应商（用户）咨询和投诉、组织采购工作考核、验收等。
二、成立学院大宗物资采购监督工作办公室
切实加强采购管理、执行等工作的监督检查。
主任：监察处长
成员：监察科长、学院纪委委员
职责：
1、严格约束、规范采购行为；
2、随时开展事前、事中及事后的监督检查，加大事前监管力度；
3、 负责监督前期准备工作及程序是否符合相关规定和要求；
4、 负责监督具体过程及合同签订、项目验收等环节的工作；
5、负责受理工作中的各种举报，对工作中存在的违法违纪行为进行调查核实，并提出处理建议；
第九条 资产管理处负责学院范围内的所有符合招标要求的采购任务。承担上级下达的采购任务。只对已批准、交办的采购项目依法、依规按时组织完成采购任务总体负责。在主管领导的指导下，负责依法组织采购活动，编写采购文件、发布采购信息、组织招标过程、合同管理和组织验收等。
第十条 严格执行采购工作小组要求，强化议事规则建设,坚持节俭、综合比较、合理中标的原则。
第十一条 采购方式，主要包括招标、非招标两大类。具体适应条件及要求如下：
（一）公开招标：是以发布招标公告方式邀请不特定的供应商参与投标，并按照中标条件公开确定中标人的采购方式。不得将公开招标项目化整为零或者以其他方式规避公开招标。但因情况特俗，经采购监管部门批准，可以依法采购公开招标以外的采购方式。
（二）邀请招标：是以招标邀请书方式邀请3家以上的特定供应商参与投标，并按照议定的中标条件评议比较确定中标人的采购方式。符合下列情形之一的项目，采用邀请招标：
1、具有特殊性，只能从有限范围内的供应商处采购的；
2、采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
（三）竞争性谈判：符合下列情形之一的项目，采用竞争性谈判：
1、招标后未有供应商投标或者未有合格标的或重新招标未能成立的；
2、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4、不能事先计算出价格总额的。
（四）单一来源：符合下列情形之一，采用单一来源方式：
1、只能从唯一供应商处采购的，即大宗物资使用不可替代的专利、专有技术项目具有特殊要求，只能从某一特定供应商处采购；
2、发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商处采购的；
3、必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。
（五）询价：采购的货物规格、标准统一 、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，采用询价方式。
（六）其他：采购监督管理部门认定的包括协议供货（定点采购）等采购方式。
第十二条 以公开招标方式为主，选择非招标等其他方式的应从其规定。具体采购形式按《吉林电子信息职业技术学院招标管理办法》执行。
第十三条 采购涉及国家安全和秘密的从其规定，制定并实施采购方案。政府（高校）采购协议供货（定点采购）范围内的大宗物资，应在其中大宗物资范围内采购。
第十四条 及时填表备案。采购活动应依据规定分别如实填报招标、询价谈判及会签等采购活动备案表。
第十五条 采购程序即从采购申请立项到验收归档为止的总体工作流程。主要包括立项申报、发布公告邀请供应商、开标或谈判、确定供应商，合同的谈判、草签、审批、签订及实施，以及项目验收、付款结算、资料归档等环节。采购工作部门，应严格执行采购各个环节的有关规定、标准及要求。
第十六条 立项申报由使用部门根据拟采购标准要求，在调查了解市场状况的基础上，提出采购申请立项报告并经单位内部初步论证后填写采购立项会签单（附申请报告、论证书等），报相关业务主管部门审核并经领导同意签批立项、申报采购。立项、申报采购前相关单位应做好如下工作：
（一）提出采购申请。使用部门依据项目性质在本部门或单位内部初步论证后，提交的采购申请计划，应包括采购预算标准、资产配置标准和技术、服务标准等要求。
（二）部门领导审核。项目单位领导和学院主管部门领导，应严格审核。
（三）学校组织论证。资产管理处代表学院依据项目的性质、类别，组织校内论证。对大型贵重仪器设备等项目，约请或委托校外专家论证。
（四）完善审计。资产管理处依据专家论证意见修改、完善后，报送审计部门审核。
（五）确定采购形式及方式。依据采购项目的性质和预算审定结果，确定采购的组织形式及方式。
（六）形成采购文件。在形成立项报告（包括申请立项的理由、数量、预算等）基础上，依规编写、形成大宗物资采购文件（包括对供应商的资质、报价截止日期等要求）。
（七）项目向上申报。根据确定下来的采购文件，向采购管理部门办理申报采购手续。
第十七条 资产管理处应依据有关规定和采购文件，根据项目的不同要求、预算金额、资金来源，依据要求在（政府或学校）指定媒体上公告采购需求信息。
第十八条 项目的开标、评标（谈判），由资产管理处按照预算金额、来源组织使用单位或专家等人员参加且在监督人员的监督下独立工作，并按照采购文件约定的评标办法确定符合条件供应商。
第十九条 依据学院合同管理规定，规范合同签约执行，并应遵循如下要求：
（一）合同签订:资产管理处组织使用部门与合同谈判最终确定的供应商进行合同签订。订立合同以书面形式，条款应明确、完备、规范及合法。
（二）合同审批:合同经律师审核，由法人或委托代理人签批同意后认定为有效。
（四）合同实施:合同履行由采购执行等部门监督实施，除遇（如地震等）不可抗力因素外，双方必须履约执行。特殊情况（签订补充合同、解除原有合同等）应从其规定。
第二十条 验收及资产入账按照《吉林电子信息职业技术学院仪器设备验收管理办法》规定执行。
第二十一条 采购活动付款应与合同履约进展相协调，财务办理采购付款、结算，必须以合同约定、发票及固定资产验收、登记单等为依据。质量保证金待质保期满、无质量问题的，应及时退款。
第二十二条 采购文件资料应规范、真实、准确及完整。其中，立项会签（审批）单、采购文件、合同、验收单及会议记录等原始材料，应专人负责整理、归档及备案。采购文件（包括采购记录、预算、招投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理等）和其他相关资料的保存期限应依有关规定执行。
第二十三条 质疑时限及方式。按照相关规定进行。
第二十四条 采购涉及的部门、工作人员，要遵守国家采购法规政策，广泛接受监督，尤其是纪检、监察、工会、使用部门的监督检查。
第二十五条 严肃责任追究及奖励,对违反采购程序规定的，要严肃追究责任。
